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Y a-t-il des obligations liées aux tampons pour entreprise ?

Par Gus iRonfle , le 23 juin 2021 , mis à jour le 17 août 2021 , 1 commentaire - 7 minutes de lecture
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Un établissement, une société ou une entreprise a besoin d’un tampon qui contient des informations relatives à cette entreprise. Un tampon d’entreprise est souvent de forme circulaire ou rectangulaire, il peut contenir le logo de cette entreprise ainsi que d’autres coordonnées.

Certains tampons ne contiennent pas le logo, ils contiennent simplement le nom de l’entreprise et ses coordonnées. Ce sont généralement des supports en bois ou en plastique qui peuvent contenir un encreur ou une cartouche d’encre. Il y a plusieurs configurations de tampon dans le monde de l’entreprise qui peuvent être configurés de plusieurs manières.

Ce qu’il faut inscrire sur un tampon d’entreprise

Le tampon d’une administration, d’une société ou d’une association n’ont pas la même configuration, il peut être avec ou sans logo et doit contenir certaines informations dont les plus importantes sont :

  • Le nom de l’entreprise ;
  • l’adresse de l’entreprise ;
  • le téléphone et fax ;
  • la forme juridique de l’entreprise ;
  • les numéros SIRET, SIREN et RCS ;
  • le numéro de la loi pour les associations ;
  • pour l’exportation, il faut le numéro d’identification intracommunautaire.

Il faut faire une bonne révision et une correction des erreurs avant d’envoyer pour la fabrication du cachet. En général, les fabricants de tampons d’entreprise font leur propre vérification et peuvent montrer des réserves avant la manufacture de ce tampon.

Il y a des fournisseurs en librairie qui peuvent fabriquer un tampon d’entreprise personnalisé, cela dépend de l’usage de ce dernier et du type d’entreprise. Certains fabricants de tampons proposent la personnalisation du tampon sur leurs sites internet, un module de personnalisation permet de recueillir les informations sur l’entreprise pour pour faire la gravure sur le tampon, cette gravure est faite par laser ce qui rend les détails très clairs et bien esthétiques.

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Le fait de passer la commande sur internet permet de gagner du temps et de la faire à sa façon, des gabarits et modèles sont proposés quant au choix des formes et des modèles de tampons. La création d’un tampon nécessite de faire des choix selon la fréquence de l’usage.

S’il s’agit d’un usage occasionnel, le tampon en plastique sera suffisant, car il a un coté compact, une rapidité d’utilisation et une modularité pour la rangement. Cependant, si l’usage est plus fréquent, il faudrait opter pour la version métallique pour garantir une meilleure résistance qui répondra à la fréquence intense d’utilisation.

Il faut mentionner le choix du nombre de lignes, de la police, de l’écriture et de la couleur. Une fois validée, la commande sera fabriquée et prête après une période de trois (03) jours au maximum. Certains fournisseurs offrent la livraison au-delà d’un certain montant et même des prix dégressifs à partir d’un certain nombre de tampons.

Pourquoi vous devriez avoir vos propres tampons dans votre entreprise ?

Avoir un tampon qui nous identifie n’est pas obligatoire et n’a aucune vraie valeur juridique, alors vous vous demandez pourquoi un tampon d’entreprise si ce n’est pas obligatoire ? Pouvoir être identifiables auprès de ses clients est indispensable. Que vous ayez opté pour un tampon circulaire ou un tampon rectangle, votre entreprise doit être reconnaissable avant même que votre client ait ouvert le courrier. Lorsque vous signez des documents types bons de livraison, apposer son tampon permet au livreur de confirmer que la commande a été distribuée à la bonne société.

Être reconnaissable rapidement

Il est important de tamponner avec le tampon de l’entreprise tous les courriers que vous envoyez et que vous signez. Cela peut être des factures clients, des courriers d’invitations, ou tout simplement des fiches de paies. Il est aussi important de tamponner les enveloppes pour que l’on puisse vous identifier avant même que votre interlocuteur ait ouvert son courrier. Avoir un joli tampon circulaire avec le logo de votre entreprise donne une image de qualité de votre société.

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Dès lors que vous envoyez beaucoup de courrier, notamment pour les sociétés qui ont un grand service administratif, vous devez également investir dans des tampons classiques. Il faut au minimum que vous ayez le tampon confidentiel et personnel et si vous avez un service commercial ou vente, alors vous pouvez aussi investir dans le tampon bon pour accord. Pour ne pas avoir à en acheter beaucoup, vous pouvez faire le point avec vos employés pour savoir qui en aurait réellement besoin.

Pensez aux délégations de signature

Enfin, les tampons auxquels vous devez penser sont les tampons pour les managers habilités à signer des courriers. Une signature doit être accompagnée du tampon de la personne qui a signé. Vous pouvez donc commander des tampons avec le nom et le prénom de la personne, ainsi que sa fonction. Et si elle a une délégation de signature, vous pouvez aussi le mentionner sur le tampon. Pour obtenir vos tampons, il vous suffit de les commander chez votre fournisseur de fournitures habituel, ils proposent tous la confection de tampons. Vous pouvez aussi vous diriger vers des entreprises spécialisées en tampons. Renseignez-vous sur les prix et choisissez le moins cher, car ce sont très souvent les mêmes marques chez tous les fournisseurs, alors que les prix peuvent varier. Prenez compte des tarifs énoncés plus haut dans l’article pour vous faire une idée du prix à investir.

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Les modèles de tampons pour entreprise

Le tampon est un élément qui rentre dans la gestion de l’entreprise, il s’appose sur les factures, les bons de commande et tous les documents administratifs avec lesquels une entreprise gère son business ou son activité. C’est une image transmise et une identification pour les clients, les fournisseurs, les autres partenaires et les administrations publiques.

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Les tampons circulaires ont un diamètre compris entre 14 et 43 mm chez la majorité des fabricants. Il est personnalisable en écriture, couleur et matière, on peut prendre par exemple le tampon circulaire de la marque Trodat qui a un diamètre de 19 mm, livré avec cassette d’encre, ce type de tampon coûte à partir de 16,70 €.

Le tampon ovale de la marque Colop, a des dimensions de 28 x 44 mm, avec recharge d’encre dont le prix commence à partir de 29,30 €. Le tampon rectangulaire de la marque Trodat, référence 5206 avec des dimensions de 56 x 33 mm, avec recharge d’encre, a une armature métallique et peut contenir jusqu’à 9 lignes d’écriture. Son prix commence à partir de 49 €.

Il y a beaucoup de modèles de tampons sur le marché, on peut choisir selon ses besoins et personnaliser ses tampons par structure ou par service. Les fabricants de tampons de nos jours ont presque tous des sites avec des plateformes de personnalisation et des simulations pour permettre au client de bien choisir le genre de tampon qui lui convient.

Les couleurs, les formes et les matières dépendent de l’usage et de la fréquence d’utilisation de chaque chaque entreprise. La concurrence fait qu’on a des prix abordables avec plusieurs options d’achat, comme la livraison gratuite pour ne pas bouger de son bureau lorsqu’on veut commander un tampon pour son entreprise.

Gus iRonfle

Fondateur du Blog iRonfle et Ronfleur Professionnel depuis 2007, Gus est passionné par les nouvelles technologie et le marketing digital. Toujours à suivre les actualités du business et des entreprises, il partage ses connaissances et trouvailles sur le blog Geek et High Tech.

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