Comment centraliser et automatiser la gestion des signatures emails ?
La gestion des signatures mails peut devenir un casse-tête pour les directions marketing qui cherchent à uniformiser les pieds des emails des collaborateurs de l’entreprise. Le plus souvent, c’est une notice interne qui circule et chacun doit modifier manuellement sa signature. Quid de la productivité ?
Rapidement on constate que les salariés arrêtent de mettre à jour leur signature email, ce qui est vraiment dommage au vu du potentiel marketing de cet espace. En effet, c’est un vecteur de communication important pour communiquer auprès des clients, prospects et fournisseurs, que ce soit pour des événements ou des messages de promotion de l’entreprise.
La solution : passer par un outil dédié pour uniformiser les signatures
Il existe plusieurs outils sur la place comme Sigilium, BoostMyMail et Letsignit qui permettent une gestion centralisée et automatisée des signatures emails. Sur une même interface, il est possible de créer des templates pour toutes les entités et structures d’une entreprise ou d’un groupe. Puis de gérer l’ensemble dynamiquement ; la signature devient ainsi un véritable outil de communication avec des liens, des visuels, vidéos etc…
La charte graphique est ainsi respectée pour le plus grand bonheur du directeur ou responsable marketing, et surtout, les solutions emails signent la fin de la créativité personnelle des collaborateurs qui parfois peut s’avérer faible artistiquement. C’est un bon moyen supplémentaire pour tenir informé les salariés de l’entreprise des actions de communication puisqu’ils verront leur pied d’email mis à jour automatiquement.
L’intégration technique des outils de signatures emails dans l’environnement informatique de l’entreprise
La logique de gestion centralisée demande aussi des implications techniques et les infrastructures sont multiples avec pour chacune des différences. Que ce soit pour Office365, en serveur local, Exchange, ou la suite Google, il est nécessaire de sélectionner une solution qui soit compatible avec votre environnement informatique de façon à faciliter l’intégration et l’acceptation de la solution par le DSI ou directeur technique.
Un autre aspect est également important : la possibilité de suivre la performance des signatures avec la collecte du nombre de clics et de mails envoyés. L’apport de trafic d’une signature email dans une campagne marketing est ainsi mesuré et la qualité de celle-ci peut être améliorée.
Le prix des solutions varie entre 1 et 2 euros par utilisateurs par mois. Des tarifs dégressifs existent, mais il est clair que cela peut représenter un investissement important, mais pensez au temps gagné et au potentiel de visibilité des signatures emails !
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