Fiche de révision ACCESS

Voici une petite fiche de révision sur le fonctionnement et les bases du logiciel ACCESS qui pourra servir à tout élève en école de commerce qui apprend à maîtriser cet outil. Enjoy!

BDD: ensembles de données structurés relatives à un ensemble de données globales.
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SGBD: système gestion BDD
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Logiciel ACCESS = SGBDR: système de gestion de BDD relationnel: tables reliées entre elles – créer des liens (relations) entre les tables pour recouper les informations.
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4 objets BDD: table, requête, formulaire, état
Table: sert a classer les données
Requête: poser une question – objectif principal d’un système de Gestion de BDD – en mode création ou mode SQL (Structure Query Language=Langage de Requête structuré) qui permet de créer une requête –
Dans une requête en type de données texte: guillemets
Formulaire: interface graphique qui sert à ajouter/modifier/supprimer les enregistrements/informations – sont plus sécurisants car on ne peux pas supprimer le nom d’un champ (on n’a pas accès aux champs eux-même contrairement à l’accès depuis la table)
Etat: rapport – seule la structure/forme est modifiable, pas le contenu – destiné à être imprimé
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Quand création formulaire complexe, un champ est designé comme clé etrangere quand il est designé comme clé primaire dans autre table, donc on utilise juste consultation table. Il faut donc le designer comme clé primaire dans la première table (table principal) pour permettre ajout/modifications.
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Champs: ce que l’on trouve dans une table: catégorie d’une table
Enregistrement: là ou l’on rentre les données pour plusieurs champs (ex: classe de 20 élèves: 20 enregistrements dans la table élève)
Clé primaire: va permettre de définir de manière unique un enregistrement (ex: numéro de carte étudiant, clé primaire table étudiant)

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Pour relier tables entre elles: on utilise des champs jumeaux
Champs jumeaux: pas forcément même nom par contre:
– même informations à l’intérieur en respectant la casse
– même type de données
– même taille de champs (pas obligatoire, mais préférable)
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Etapes création BDD:
– Etape 0 : on fait les plans
> les données
>Comment on va les structurer
> Comment on va les relier entre elles
> Quelles questions (requêtes) se poser
– Etape 1 : on monte les murs
> on créé les tables
> quels sont les champs de la table
> type de données
> propriétés des champs
– Etape 2 : on met des portes
> on relie les tables entre elles
> on pense au type de données de champs + clé primaire + propriétés champs
– Etape 3 : dans quelle pièce est-on?
> poser des questions (requête)
– Etape 4: Création de formulaires
– Etape 5 : Ajout d’enregistrement via les formulaires
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Type d’affichage ACCESS: mode création et feuille de données/mode formulaire
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La clé primaire joue un rôle dans les relations > intégrité référentielle
Intégrité référentielle: c’est une couche de vérification supplémentaire
ex: si plusieurs clients même achats > une mère peut avoir plusieurs fils mais ses fils n(ont qu’une seule mère > cocher case intégrité réf quand création liens
IL Y A AU MOINS UNE CLE PRIMAIRE de définie car relation de 1 à plusieurs ou relation de 1 à 1
Vérifiez si intégrité réf à chaque fois création liens
Possibilité de mettre en jour en cascade les champs ou d’effacer en cascade les champs
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Rôle de la clé étrangère dans la création de formulaire (choix des champs) > oui
Clé étrangère: en relation avec clé primaire (dans l’autre champs)
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Jokers:
– Etoile : remplace un groupe de caractères
– Point : d’interrogation remplace un seul caractère
Type de données :
– Numérique : rien
– Date/heure: dièses #
– Texte: guillemets «  »
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Ex: table_préfix
Abrévition | libéllé
mr monsieur
mrs madame
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Identité génétique; 1) la même information 2) le même type de données (texte, numérique, monétaire) 3) la même taille de champs
Enregistrement: créer plus de formulaires, assistant formulaire
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Objet : ???
> Sélectionner requête, données externes, exporter, plus: fusion avec microsoft word
le doc s’ouvre > insérer un champs de fusion ensuite étape suivante
si on veut, exclusion destinataire
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Formulaire complexe: créer > plus de formulaire, assistant formulaire et on choisi ce qu l’on a besoin > avec sous formulaire > client
T_client (num de carte, prégix, nom , prenom, ville
T_achat (num achat, date opération, montant
T_ détail achat (gencode, quantité article)
T_produit (libéllé)
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Pour modif les emplacements des données du formulaire, ouvrir formulaire > mode création
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Créer un bouton > création > bouton
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Contrôles:
etiquettes
zone de texte
menu déroulant
traits
formes
cadres à cocher
controles calculer
en mode création on peut changer la forme du formulaire
controles dépendant sous 07
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Controles calculés: insérer zone de texte >clic droit> données > source controle > montant > … > Générateur d’expression > =somme(montant)
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Un état = un rapports non modifiables (structure modifiable) mais pas donnée
sélectionner la requête sans l’ouvrir. > créer > assistant état > suivant >
Tout ce qui se passe sous l’entete d’état sera sur la première page rapport
entete page et groupe sur toutes les pages
pied de page: fin de page sur toutes pages
pied d’état ;: uniquement sur dernière page rapport.
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requêtes, tables, champs, formulaires, enregistrement, rapports
GenCode: code barre
Il faut une clé primaire (unique) par table
Formulaires: gérer les données dans les tables (ajouter, modif enregistrement mais pas un champ)
les rapports ou états sont destinés à être imprimés et non modifiables > résultat d’une requête
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– Pour interroger une BDD je peux utiliser le mode création ou le mode SQL de l’objet requête: VRAI
– Liens entre table client et produit: choix des liens est voulu et pas le fruit du hasard
– Pour visualiser résultats de critères définis dans une requête on se positionne: en mode feuille de données d’une requête
– Le type de donnée texte en mode création de table permet de saisir des chiffres et/ou texte
– Pour visualiser l’ensemble des enregistrements dans un formulaire > mode feuille de données d’une table
– A partir de quel objet peut-on mettre en place une requête: de tables et de requêtes
– On met le code postal en type de données texte
– On peut rentrer informations que par les tables
– Sous 2003, quand en gras dans visualisation des relations > clé primaire
– Zone de liste modifiable = menu déroulant pour faciliter la saisie
– pas possible de déterminer les propriétés d’un champs d’un table sans se préoccuper
– JOker va remplacer groupe de caractères dans les critères
– ? > remplacer un seul caractère
– Masque de saisie permet de contrôler la manière dont les données sont saisies dans un champ
– Faux: un peux pas effacer un enregistrement sur 2 tables reliées entre elles par intégrité référentielle